【2024年最新版】会議運営マニュアル完全ガイド：7ステップで簡単作成！

「会議は時間ばかりかかって非効率」「結局何が決まったのかわからない」

そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

そのお悩みを解決するのが、会議運営マニュアルです。

会議運営マニュアルとは、会議の目的、役割分担、進行手順などをまとめたドキュメント。

これを作成・活用することで、会議の生産性を劇的に向上させることができます。

この記事では、会議運営マニュアルの重要性から具体的な作成手順、そして会議を成功に導くための追加Tipsまで、余すことなく解説します。

初心者の方でも安心して実践できるよう、豊富な具体例とテンプレートもご紹介します。

会議運営マニュアルとは？4つの効果と4つのリスクを徹底解説！

会議運営マニュアルは、単なる議題や時間割をまとめたものではありません。

それは、会議を成功に導くための羅針盤であり、チーム全体の共通認識を醸成するためのツールです。

会議運営マニュアルがもたらす4つの効果

①会議の効率化

目的や流れが明確になることで、時間内に結論を導き出し、無駄な議論を減らすことができます。

例えば、事前にアジェンダを共有することで、参加者は事前に議題を把握し、意見を整理することができます。

②参加者の主体性向上

各自の役割や期待される貢献が明確になることで、参加者は主体的に会議に臨み、積極的に発言するようになります。

③情報伝達の円滑化

会議の記録を残すことで、決定事項や今後のアクションプランを明確にし、参加者全員で情報を共有することができます。

④組織力の強化

会議運営のノウハウを形式知化することで、特定の個人に依存することなく、組織全体で会議の質を向上させることができます。

会議運営マニュアルがないことによる4つのリスク

①時間と資源の浪費

目的が曖昧なままダラダラと会議が続き、貴重な時間と労力を無駄にしてしまいます。

②参加者の不満とモチベーション低下

事前の準備不足や役割の不明確さから、参加者は不満を感じ、会議へのモチベーションが低下します。

③意思決定の遅延

議論がまとまらず、結論が出ないまま時間だけが過ぎてしまい、重要な意思決定が遅れてしまいます。

④チームワークの悪化

意見の対立や誤解が生じやすく、チーム内のコミュニケーションが円滑に進まなくなります。

会議運営マニュアルに盛り込むべき7つの必須項目

会議運営マニュアルには、以下の項目を必ず記載しましょう。

1.会議の目的

なぜこの会議を行うのか、具体的な目標を明確に定義します。

「新商品の販売戦略を決定する」「プロジェクトの進捗状況を共有し、課題解決策を検討する」など、具体的な表現で記述しましょう。

2.参加者と役割

会議に参加するメンバーをリストアップし、それぞれの役割を明確に定義します。

司会進行役、議事録作成者、タイムキーパーなど、具体的な役割を割り当てることで、会議の進行がスムーズになります。

3.日時・場所・形式

会議の日時、場所、そしてオンライン会議の場合は使用するツールを明記します。

参加者が事前にスケジュールを調整できるよう、余裕を持って通知しましょう。

4.アジェンダ（議題）と時間配分

会議で話し合う議題をリストアップし、それぞれの議題にどれくらいの時間を割り当てるのかを明確にします。

時間配分を意識することで、時間内に効率的に議論を進めることができます。

5.事前準備

会議の前に参加者が準備しておくべきことを具体的に記載します。

資料の確認、データの収集、意見の整理など、事前に準備しておくべきことを明確にすることで、会議での議論がより活発になります。

6.決定事項

会議で決定した事項を記録し、誰が、何を、いつまでに実行するのかを明確にします。

決定事項を明確にすることで、会議の成果を具体的な行動に結びつけることができます。

7.議事録

会議の内容を記録し、参加者全員で共有します。

議事録には、発言者、発言内容、決定事項、今後のアクションプランなどを記載します。

議事録を作成することで、会議の内容を振り返り、次回の会議に活かすことができます。

会議運営マニュアル作成の7ステップ

1.会議のタイプを特定する

定例会議、プロジェクト会議、意思決定会議など、どのような種類の会議なのかを特定します。

会議のタイプによって、マニュアルの内容や形式が変わってきます。

2.会議の目的を明確にする

会議を通して何を達成したいのか、具体的な目標を設定します。

目標が明確であればあるほど、会議の効率化につながります。

3.参加者と役割分担を決定する

会議に参加するメンバーをリストアップし、それぞれの役割を明確に定義します。

役割分担を明確にすることで、責任感が生まれ、会議への参加意欲が高まります。

4.アジェンダを作成し、時間配分を検討する

会議で話し合う議題をリストアップし、それぞれの議題にどれくらいの時間を割り当てるのかを検討します。

時間配分を事前に決めておくことで、時間内に効率的に議論を進めることができます。

5.資料を準備し、事前に共有する

会議に必要な資料があれば、事前に作成し、参加者全員に共有します。

資料を事前に共有することで、参加者は事前に内容を把握し、会議での議論にスムーズに入ることができます。

6.マニュアルのフォーマットを作成する

上記に記載した項目を参考に、マニュアルのフォーマットを作成します。

WordやGoogleドキュメントなど、使い慣れたツールを使って作成しましょう。

7.マニュアルを共有し、フィードバックを収集する

マニュアルを参加者全員に共有し、意見や改善点があれば積極的に取り入れましょう。

フィードバックを反映することで、より実用的で効果的なマニュアルを作成することができます。

すぐに使える！会議運営マニュアル テンプレートと記入例

会議運営マニュアル テンプレート

会議名:

開催日時:

開催場所:

オンライン会議ツール:（オンライン会議の場合）

参加者:

• 司会進行:
• 議事録作成:
• その他:

会議の目的:

アジェンダ（時間配分）:

• （開始時刻）～（終了時刻）:（議題）
• （開始時刻）～（終了時刻）:（議題）
• （開始時刻）～（終了時刻）:（議題）

事前準備:

• （資料名）を確認
• （議題）について意見をまとめる

決定事項:

• （決定事項）、担当者:（氏名）、期限:（期限）

議事録:

• 会議終了後、（氏名）が議事録を作成し、（日時）までに共有する

会議運営マニュアル 記入例

会議名: 新商品開発プロジェクト会議

開催日時: 2024年8月1日（木）14:00～16:00

開催場所: 本社 第2会議室

オンライン会議ツール: Zoom

参加者:

• 司会進行: プロジェクトリーダー Aさん
• 議事録作成: Bさん
• その他: プロジェクトメンバー Cさん、Dさん、Eさん

会議の目的:

• 新商品のコンセプトを決定する
• ターゲット顧客とマーケティング戦略を検討する
• 開発スケジュールと予算案を策定する

アジェンダ（時間配分）:

• 14:00～14:30: 新商品のコンセプト案の発表と意見交換
• 14:30～15:00: ターゲット顧客とマーケティング戦略の検討
• 15:00～15:30: 開発スケジュールと予算案の策定
• 15:30～16:00: 決定事項の確認と今後のアクションプラン

事前準備:

• 各自が担当するコンセプト案の資料を作成し、事前に共有する
• 競合商品の調査結果をまとめる
• 開発に必要なリソース（人員、予算、期間）を概算する

決定事項:

• 新商品のコンセプトは「A案」に決定
• ターゲット顧客は「20代女性」に絞り込む
• マーケティング戦略は「SNSを活用したプロモーション」をメインとする
• 開発スケジュールと予算案は、次回会議までに詳細を詰める

議事録:

• 会議終了後、Bさんが議事録を作成し、8月2日（金）中に共有する

会議を成功に導く！追加Tips集7選

①アイスブレイクで場を和ませる

会議の冒頭で、簡単なアイスブレイクを行うことで、参加者の緊張をほぐし、リラックスした雰囲気で議論を進めることができます。

②時間配分を厳守する

アジェンダに沿って時間配分を守り、脱線しないように注意しましょう。

時間を意識することで、議論が活性化し、結論を導き出すことができます。

③全員参加を促す

発言が少ないメンバーにも意見を求めるなど、全員が積極的に参加できる雰囲気を作りましょう。

全員が意見を出し合うことで、より良いアイデアが生まれる可能性が高まります。

④建設的な議論を心がける

批判や否定ではなく、建設的な意見交換を心がけましょう。

互いの意見を尊重し、建設的な議論を行うことで、より良い解決策を見つけることができます。

⑤決定事項を明確にする

会議の最後に、決定事項と今後のアクションプランを明確にしましょう。

決定事項を明確にすることで、会議の成果を具体的な行動に結びつけることができます。

⑥議事録を作成し、共有する

会議の内容を記録し、参加者全員で共有しましょう。

議事録は、決定事項や今後のアクションプランを確認するためだけでなく、会議の内容を振り返り、改善点を見つけるためにも役立ちます。

⑦定期的にマニュアルを見直す

会議の目的や参加者が変わるたびに、マニュアルを見直し、最新の状態に保ちましょう。

定期的な見直しを行うことで、常に最適な会議運営を行うことができます。

まとめ｜会議運営マニュアルで生産性アップ！

会議運営マニュアルは、会議を効率化し、成果につなげるための強力なツールです。

この記事で紹介した内容を参考に、ぜひ自社に合った会議運営マニュアルを作成してみてください。

会議運営マニュアルの作成・運用を通じて、非効率な会議から脱却し、生産性の高いチームを目指しましょう。

「会議運営マニュアルの作成に時間が取れない」「何から手をつければいいかわからない」という方は、専門家にご相談いただくこともおすすめです。

ホネグミでは、業務効率化のコンサルティングを行っており、会議運営マニュアルの作成サポートも承っております。

お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

投稿者プロフィール

ホネ グミ

ホネグミは、ホームページ制作、Web集客マーケティング支援、業務のマニュアル化、資格取得支援など、さまざまなサービスを提供しています。

私たちのチームは、SEO対策に精通した専門家、経験豊富なマーケティングコンサルタント、そして技術的なエキスパートで構成されています。

公式ブログでは、最新のマーケティングトレンド、効果的なWeb集客のコツ、業務効率化のヒントなど、役立つ情報を発信しています。

最新の投稿

• SEO対策2024年8月2日【SEO対策 初心者向け】基礎からわかる！SEO対策の種類と具体的なやり方6ステップ
• マニュアル2024年8月1日【3ステップで簡単】危機管理マニュアルの作り方とは？【テンプレート付き】
• マニュアル2024年7月31日【2024年最新版】会議運営マニュアル完全ガイド：7ステップで簡単作成！
• マニュアル2024年7月30日【2024年最新版】プレゼンテーションマニュアル作成の5ステップ【テンプレート付き】