【2024年最新版】マニュアル完全ガイド：10種徹底比較＆効果的な作り方5選

2024年7月22日 2024年8月4日

ホネグミ

マニュアル作成で、あなたのビジネスを次のステージへ！

個人事業主や中小企業の経営者として、日々の業務に追われていませんか？

業務の属人化や引継ぎの煩雑さに悩んでいませんか？

そんなあなたにぜひ知っていただきたいのが、「マニュアル」です。

マニュアルは、業務の標準化を図り、生産性向上や人材育成に役立つ強力なツールです。

本記事では、マニュアルとは何かという基本から、様々な種類、具体的な作り方、そして成功事例まで、マニュアルに関する情報を網羅的に解説します。

この記事を読めば、マニュアルがあなたのビジネスにもたらすメリットを深く理解し、明日からの業務改善に繋がるヒントを得られるはずです。

さあ、マニュアルを活用して、あなたのビジネスをさらに成長させましょう！

1. なぜマニュアルが必要なのか？導入するメリット10選を解説
1.1. ①業務の標準化
1.2. ②効率化と生産性向上
1.3. ③人材育成
1.4. ④品質向上と顧客満足度向上
1.5. ⑤情報共有とナレッジ蓄積
1.6. ⑥業務の属人化解消
1.7. ⑦事業継続性確保 (BCP)
1.8. ⑧コスト削減
1.9. ⑨コンプライアンス遵守
1.10. ⑩リスク管理
2. マニュアル10種類を徹底比較！目的別に最適なマニュアルを選ぼう
2.1. ①手順書
2.1.1. 手順書のメリット
2.1.2. 手順書のデメリット
2.1.3. 手順書の例
2.2. ②業務マニュアル
2.2.1. 業務マニュアルのメリット
2.2.2. 業務マニュアルのデメリット
2.2.3. 業務マニュアルの例
2.3. ③社内規程
2.3.1. 社内規程のメリット
2.3.2. 社内規程のデメリット
2.3.3. 社内規程の例
2.4. ④教育マニュアル
2.4.1. 教育マニュアルのメリット
2.4.2. 教育マニュアルのデメリット
2.4.3. 教育マニュアルの例
2.5. ⑤FAQ集
2.5.1. FAQ集のメリット
2.5.2. FAQ集のデメリット
2.5.3. FAQ集の例
2.6. ⑥トラブルシューティングマニュアル
2.6.1. トラブルシューティングマニュアルのメリット
2.6.2. トラブルシューティングマニュアルのデメリット
2.6.3. トラブルシューティングマニュアルの例
2.7. ⑦企画書作成マニュアル
2.7.1. 企画書作成マニュアルのメリット
2.7.2. 企画書作成マニュアルのデメリット
2.7.3. 企画書作成マニュアルの例
2.8. ⑧プレゼンテーションマニュアル
2.8.1. プレゼンテーションマニュアルのメリット
2.8.2. プレゼンテーションマニュアルのデメリット
2.8.3. プレゼンテーションマニュアルの例
2.9. ⑨会議運営マニュアル
2.9.1. 会議運営マニュアルのメリット
2.9.2. 会議運営マニュアルのデメリット
2.9.3. 会議運営マニュアルの例
2.10. ⑩危機管理マニュアル
2.10.1. 危機管理マニュアルのメリット
2.10.2. 危機管理マニュアルのデメリット
2.10.3. 危機管理マニュアルの例
3. マニュアル作成の5ステップ：効果的なマニュアルで業務効率を最大化
3.1. ①目的を明確にする
3.2. ②ターゲット読者を明確にする
3.3. ③構成を考える
3.4. ④内容を作成する
3.5. ⑤レビューと修正
4. ホネグミの業務マニュアル作成サービスを紹介
4.1. 業務の視える化
4.2. 業務プロセスの分析と改善
4.3. 業務マニュアル作成
4.4. 自動化支援
4.5. 教材・マニュアル制作実績
4.5.1. 主な実績一覧
4.5.2. 具体的な制作例
5. まとめ

なぜマニュアルが必要なのか？導入するメリット10選を解説

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マニュアルを導入するメリットは、多岐にわたります。

主なメリットは以下の通りです。

①業務の標準化

手順や品質を統一し、属人化を防ぎます。

例えば、接客マニュアルを作成することで、アルバイトスタッフ全員が同じレベルのサービスを提供できるようになり、顧客満足度の向上に繋がります。

②効率化と生産性向上

作業時間を短縮し、無駄を削減します。

例えば、経理処理のマニュアルを作成することで、担当者が迷うことなく作業を進められ、処理時間の短縮に繋がります。

③人材育成

新人教育やスキルアップをスムーズにします。

例えば、営業マニュアルを作成することで、新人が効率的に営業スキルを習得し、早期に戦力化することができます。

④品質向上と顧客満足度向上

ミスやトラブルを減らし、安定したサービスを提供します。

例えば、製造工程のマニュアルを作成することで、不良品の発生を抑え、顧客からのクレームを減らすことができます。

⑤情報共有とナレッジ蓄積

組織全体の知識やノウハウを共有・継承します。

例えば、プロジェクトのノウハウをマニュアル化することで、他のプロジェクトでも同様の成功を再現することができます。

⑥業務の属人化解消

特定の担当者に依存せず、誰でも業務を遂行できるようになります。

例えば、システム管理のマニュアルを作成することで、担当者が不在の場合でも、他の社員がシステムを運用できるようになります。

⑦事業継続性確保 (BCP)

災害や事故など、不測の事態への対応力を高めます。

例えば、BCPマニュアルを作成することで、緊急事態発生時でも冷静かつ迅速に対応することができます。

⑧コスト削減

ミスやトラブルによる損失を減らし、効率的な運用を実現します。

例えば、クレーム対応マニュアルを作成することで、クレーム処理にかかる時間を短縮し、人件費を削減することができます。

⑨コンプライアンス遵守

法令や社内規定を遵守するためのルールを明確化し、違反行為を未然に防ぎます。

例えば、情報セキュリティマニュアルを作成することで、情報漏洩のリスクを低減することができます。

⑩リスク管理

業務上のリスクを洗い出し、対応策を事前に準備することで、リスク発生時の損失を最小限に抑えます。

例えば、リスク管理マニュアルを作成することで、リスク発生時の対応手順を明確化し、迅速な対応を可能にします。

これらのメリットを享受することで、企業は競争力を高め、持続的な成長を遂げることができます。

特に、中小企業やスタートアップ企業では、限られたリソースを有効活用するためにも、マニュアルの導入が不可欠と言えるでしょう。

マニュアル10種類を徹底比較！目的別に最適なマニュアルを選ぼう

マニュアルには様々な種類があり、それぞれに特徴や用途があります。

ここでは、代表的なマニュアルの種類とそのメリット・デメリットを詳しく解説します。

①手順書

手順書は、業務の手順を時系列に沿って具体的に説明したマニュアルです。

作業手順や注意点などを詳細に記載することで、作業の抜け漏れやミスを防ぎ、品質の安定化を図ることができます。

手順書のメリット

作業手順が明確で、迷わず作業を進められる
ミスやトラブルを未然に防ぐことができる
新人教育やスキルアップに活用できる
複雑な作業も分解して説明することで、理解度を高められる
経験の浅いスタッフでも、熟練スタッフと同等の成果を上げられる

手順書のデメリット

作成に時間がかかる
内容が煩雑になりやすい
更新頻度が高いとメンテナンスが大変
読者が手順書に頼りすぎて、自分で考える力を養えない可能性がある

手順書の例

コピー機の操作マニュアル（用紙補充、両面印刷、スキャン方法、エラー発生時の対処法など）
会計ソフトの利用マニュアル（初期設定、仕訳入力、帳簿作成、レポート出力など）
Web会議システムの利用マニュアル（アカウント作成、会議設定、画面共有、録画方法など）

②業務マニュアル

業務マニュアルは、業務全体の概要や目的、担当者、関連部署、スケジュールなどをまとめたマニュアルです。

業務の全体像を把握し、担当者間の連携をスムーズにすることができます。

業務マニュアルのメリット

業務の全体像を把握できる
担当者間の連携をスムーズにできる
新人教育や異動時の引継ぎに活用できる
業務の目的や目標を共有することで、モチベーション向上に繋がる
各担当者の役割分担を明確にすることで、責任の所在を明確にできる

業務マニュアルのデメリット

内容が抽象的になりやすい
定期的な更新が必要
あまりに詳細な内容にすると、読みにくくなってしまう
業務内容が複雑な場合、マニュアルの作成が困難になることがある

業務マニュアルの例

営業活動マニュアル（顧客開拓、アポイント獲得、商談、クロージング、アフターフォローなど）
経理処理マニュアル（伝票処理、入出金管理、月次決算、年次決算など）
人事評価マニュアル（評価基準、評価方法、フィードバック、目標設定など）

③社内規程

社内規程は、就業規則やコンプライアンス規定など、企業のルールや規則をまとめたマニュアルです。

社員がルールを遵守し、コンプライアンス違反を防ぐために役立ちます。

社内規程のメリット

ルールや規則を明確にできる
コンプライアンス違反を防ぐことができる
社員の権利や義務を明確にできる
労使トラブルを未然に防ぐことができる
企業の社会的責任を果たすことができる

社内規程のデメリット

内容が硬くなりやすい
定期的な見直しが必要
あまりに詳細な内容にすると、読みにくくなってしまう
法改正などに対応する必要がある

社内規程の例

就業規則（労働時間、賃金、休日、休暇、服務規律など）
情報セキュリティ規程（パスワード管理、アクセス権限、情報持ち出し禁止など）
コンプライアンス規程（贈収賄防止、利益相反取引禁止、反社会的勢力排除など）

④教育マニュアル

教育マニュアルは、新入社員や中途採用社員の研修、OJTなどで使用するマニュアルです。

社員のスキルアップや知識習得を支援し、早期戦力化を促進します。

教育マニュアルのメリット

新人教育の効率化
社員のスキルアップを促進
知識の共有化
教育の標準化
教育効果の測定

教育マニュアルのデメリット

作成に時間がかかる
内容が陳腐化しやすい
現場の状況に合わない場合がある
受講者のモチベーション維持が難しい

教育マニュアルの例

新入社員向け研修マニュアル（会社概要、ビジョン、組織文化、業務内容、コンプライアンスなど）
プログラミング研修マニュアル（基礎知識、開発環境構築、コーディング、テスト、デバッグなど）
リーダーシップ研修マニュアル（リーダーシップ理論、コミュニケーションスキル、目標設定、部下育成など）

⑤FAQ集

FAQ集は、よくある質問とその回答をまとめたマニュアルです。

顧客からの問い合わせ対応や、社内での情報共有に役立ちます。

FAQ集のメリット

顧客満足度の向上
問い合わせ対応の効率化
社内での情報共有の促進
ナレッジの蓄積
コスト削減

FAQ集のデメリット

質問と回答の網羅性が難しい
定期的な更新が必要
検索性が悪いと使いにくい
回答が不十分だと、かえって顧客の不満を招く可能性がある

FAQ集の例

製品Q&A（製品仕様、使用方法、トラブルシューティングなど）
サービスQ&A（サービス内容、料金プラン、契約条件、解約手続きなど）
会社Q&A（会社概要、事業内容、採用情報、IR情報など）

⑥トラブルシューティングマニュアル

トラブルシューティングマニュアルは、システム障害や機器の故障など、トラブル発生時の対処方法をまとめたマニュアルです。

迅速かつ適切な対応を可能にし、被害を最小限に抑えます。

トラブルシューティングマニュアルのメリット

トラブル発生時の迅速な対応が可能
被害を最小限に抑えることができる
再発防止に役立つ
顧客満足度の向上に繋がる
社員の安心感に繋がる

トラブルシューティングマニュアルのデメリット

あらゆるトラブルを想定して作成することが難しい
定期的な更新が必要
状況に応じた柔軟な対応が求められる場合がある
専門知識が必要な場合がある

トラブルシューティングマニュアルの例

ITシステムトラブルシューティング（エラーメッセージ、対処法、問い合わせ先など）
機器故障トラブルシューティング（故障時の確認事項、応急処置、修理依頼方法など）
顧客クレーム対応マニュアル（クレーム受付、状況確認、謝罪、解決策提示、再発防止策など）

⑦企画書作成マニュアル

企画書作成マニュアルは、企画書の構成や書き方、プレゼンテーション方法などをまとめたマニュアルです。

効果的な企画書を作成し、プレゼンテーションを成功させるために役立ちます。

企画書作成マニュアルのメリット

企画書作成の効率化
企画書の質の向上
企画の承認率向上
企画の成功率向上
社員の企画力向上

企画書作成マニュアルのデメリット

作成に時間がかかる
内容が陳腐化しやすい
企画の種類によって内容が異なる
マニュアルに沿って作成しても、必ずしも良い企画ができるとは限らない

企画書作成マニュアルの例

新規事業企画書（市場分析、競合分析、ターゲット顧客、ビジネスモデル、収支計画など）
イベント企画書（イベント概要、目的、ターゲット、プログラム、予算、集客方法など）
広報企画書（広報目標、ターゲットメディア、プレスリリース、メディア露出計画など）

⑧プレゼンテーションマニュアル

プレゼンテーションマニュアルは、プレゼンテーションの構成や話し方、スライド作成のコツなどをまとめたマニュアルです。

聴衆を惹きつけ、効果的なプレゼンテーションを行うために役立ちます。

プレゼンテーションマニュアルのメリット

プレゼンテーションの構成が明確になる
話し方やスライド作成のコツがわかる
聴衆を惹きつけるプレゼンテーションができる
プレゼンテーションの成功率が上がる
社員のプレゼンテーションスキルが向上する

プレゼンテーションマニュアルのデメリット

作成に時間がかかる
内容が陳腐化しやすい
プレゼンテーションの種類によって内容が異なる
マニュアルに沿って作成しても、必ずしも良いプレゼンテーションができるとは限らない

プレゼンテーションマニュアルの例

社内プレゼンテーション（プロジェクト進捗報告、問題提起、解決策提案など）
社外プレゼンテーション（営業プレゼン、製品紹介、会社説明など）
学会発表（研究内容、実験結果、考察、結論など）

⑨会議運営マニュアル

会議運営マニュアルは、会議の目的や議題、進行方法、議事録作成などをまとめたマニュアルです。

スムーズで効率的な会議運営に役立ちます。

会議運営マニュアルのメリット

会議の目的や目標が明確になる
会議の進行がスムーズになる
会議の時間が短縮できる
会議の成果が向上する
社員の会議運営スキルが向上する

会議運営マニュアルのデメリット

作成に時間がかかる
内容が陳腐化しやすい
会議の種類によって内容が異なる
マニュアルに沿って運営しても、必ずしも良い会議ができるとは限らない

会議運営マニュアルの例

定例会議（議題設定、資料作成、時間配分、司会進行、議事録作成など）
プロジェクト会議（進捗確認、課題共有、意思決定、タスク割り当てなど）
キックオフ会議（プロジェクト概要説明、メンバー紹介、目標設定、役割分担など）

⑩危機管理マニュアル

危機管理マニュアルは、緊急事態発生時の対応手順や連絡体制などをまとめたマニュアルです。

迅速かつ適切な対応を可能にし、被害を最小限に抑えます。

危機管理マニュアルのメリット

緊急事態発生時の迅速な対応が可能
被害を最小限に抑えることができる
社員の安全確保に役立つ
企業の信頼回復に役立つ
社会的責任を果たすことができる

危機管理マニュアルのデメリット

あらゆる事態を想定して作成することが難しい
定期的な見直しが必要
状況に応じた柔軟な対応が求められる場合がある
専門知識が必要な場合がある

危機管理マニュアルの例

自然災害対応マニュアル: 地震、火災、洪水など
事故対応マニュアル: 交通事故、労災事故など
情報セキュリティインシデント対応マニュアル: 情報漏えい、サイバー攻撃など
風評被害対応マニュアル: 不当な批判、デマなど
感染症対応マニュアル: 新型コロナウイルス感染症など

これらのマニュアルは、企業の規模や業種、業務内容などに応じて、必要に応じて作成するべきです。

マニュアル作成の5ステップ：効果的なマニュアルで業務効率を最大化

マニュアルを作る上で重要なポイントは、以下の5つです。

①目的を明確にする

なぜマニュアルを作るのか、誰のために作るのか、どのような効果を期待するのかを明確にします。

例えば、「新入社員がスムーズに業務を覚えられるようにする」という目的でマニュアルを作成する場合、マニュアルのターゲット読者は新入社員になります。

②ターゲット読者を明確にする

マニュアルを読む人の知識レベルや経験、スキルなどを考慮し、わかりやすい言葉で記述します。

新入社員の知識レベルや経験を考慮し、専門用語を避け、わかりやすい言葉で記述します。

③構成を考える

マニュアル全体の構成を考え、目次を作成します。

例えば、会社概要、業務内容、業務フロー、関連部署、FAQなどを章立てします。

④内容を作成する

各項目の内容を具体的に記述します。図表や写真などを活用すると、よりわかりやすくなります。

例えば、業務フローはフローチャートで図示し、FAQは質問と回答形式で記述します。

⑤レビューと修正

マニュアルの内容を複数人で確認し、修正を加えます。

マニュアルの内容を上司や先輩社員に確認してもらい、修正を加えます。

これらのステップを踏むことで、効果的なマニュアルを作成することができます。

ホネグミの業務マニュアル作成サービスを紹介

ホネグミは、業務効率化と自動化を支援する専門家チームです。

BPR（Business Process Reengineering）、業務のマニュアル化、BPO（Business Process Outsourcing）、クラウドソーシングの活用などを通じて、あなたのビジネスの基盤強化をお手伝いします。

業務の視える化

まずは、現状の業務プロセスを詳細に分析し、問題点や改善点を明確にします。

この「業務の見える化」により、業務のムダを省き、効率化を図るための具体的な対策を立てることができます。

業務プロセスの分析と改善

見える化した業務プロセスを基に、専門家が改善策を提案します。

業務フローの最適化、ボトルネックの解消、ITツールの導入など、様々な角度から業務改善をサポートします。

業務マニュアル作成

改善された業務プロセスを分かりやすくまとめたマニュアルを作成します。

社員が迷うことなく業務を遂行できるよう、詳細な手順や注意点などを盛り込みます。

自動化支援

RPA（Robotic Process Automation）などの技術を活用し、定型業務の自動化を支援します。

これにより、人的ミスを削減し、より創造的な業務に集中できる環境を構築します。

教材・マニュアル制作実績

ホネグミは、多岐にわたる教育コンテンツや業務用マニュアルの制作において豊富な実績があります。

オンライン講義動画やeラーニング教材、外注依頼文章、業務用マニュアルの作成を通じて、クライアント様のニーズに応じた高品質なコンテンツを提供しています。

主な実績一覧

オンライン講義動画の企画・撮影：合計300本以上
eラーニング教材作成：合計100件以上
外注依頼文章作成：合計300件以上
業務用マニュアル作成：合計100件以上
クラウドワーカー発注件数：合計300名以上

具体的な制作例

SEO記事制作外注マニュアル（20P）
オンライン集客の教科書（49P）
ランサーズ記事受注営業マニュアル（9P）
ココナラ攻略14日間講座（69P）
WordPressホームページ制作マニュアル（44P）
ゼロから始めるX（旧Twitter）運用術（38P）
Kindle電子書籍作成マニュアル（33P）
動画文字起こしマニュアル（28P）
ConoHa WINGサーバー開設マニュアル（9P）
決済システムStripe導入マニュアル（30P）
Udemy講座作成マニュアル（11P）
Lステップ対応マニュアル（9P）
Instagram運用外注マニュアル（17P）　など、多数

まとめ

今回は、マニュアルの種類や作り方、導入するメリットなどについて解説しました。

マニュアルは、業務の属人化を解消し、業務効率化や生産性向上、品質向上、人材育成など、様々なメリットをもたらします。

マニュアルを導入することで、企業は競争力を高め、持続的な成長を遂げることができます。

本記事で紹介したマニュアルの種類や作成方法を参考に、ぜひあなたのビジネスにもマニュアルを導入し、さらなる成長を目指しましょう。

ホネグミでは、お客様のニーズに合わせた最適なマニュアル作成をサポートいたします。

マニュアル作成に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

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投稿者プロフィール

ホネグミ: ホネグミは、ホームページ制作、Web集客マーケティング支援、業務のマニュアル化、資格取得支援など、さまざまなサービスを提供しています。

私たちのチームは、SEO対策に精通した専門家、経験豊富なマーケティングコンサルタント、そして技術的なエキスパートで構成されています。

公式ブログでは、最新のマーケティングトレンド、効果的なWeb集客のコツ、業務効率化のヒントなど、役立つ情報を発信しています。