【2024年版】手順書作成完全ガイド｜活用法まで徹底解説！【３テンプレート付き】

「手順書」と聞いて、あなたはどんなイメージを持ちますか？面倒？ 堅苦しい？ そんなことはありません！

手順書は、個人事業主や中小企業にとって、業務効率化、品質向上、さらには人材育成の強力なツールとなるのです。

「でも、どうやって作ればいいの？」「どんなメリットがあるの？」

そんな疑問をお持ちのあなたへ。

この記事では、手順書の基礎知識から作成ステップ、すぐに使えるテンプレート、そして応用的な活用法まで、手順書に関するあらゆる情報を網羅しています。

この記事を読み終える頃には、あなたも手順書作成の達人。

手順書を駆使して、ビジネスの生産性を劇的に向上させ、さらなる成長を目指しましょう！

手順書とは？その驚くべき効果とメリット・デメリットを徹底解説！

手順書の基本：定義と多様な種類

手順書とは、ある作業や業務を達成するために必要な手順を一つ一つ明確に記した文書のこと。

マニュアル、チェックリスト、SOP（標準作業手順書）など、さまざまな呼び名で呼ばれています。

手順書の種類は実に多岐にわたり、業務内容や目的によって使い分けられます。

以下に具体例を挙げていきます。

①業務手順書：営業活動の強い味方！

営業活動、経理処理、顧客対応など、特定の業務フローを詳細に記述したもの。

例えば、新規顧客へのアプローチ方法、見積書の作成手順、クレーム対応の流れなどをまとめたものが挙げられます。

②操作手順書：機械・ソフトを使いこなす！

機械の操作方法、ソフトウェアの使い方など、具体的な操作手順を説明したもの。

例えば、コピー機の使用方法、会計ソフトへの入力方法、Web会議ツールの使い方などを解説したものが該当します。

③製造手順書：品質の安定化を図る！

製品の製造工程における各ステップを規定し、品質の安定化を図るもの。

例えば、食品のレシピ、家具の組み立て手順、機械部品の加工手順などを詳細に記したものが挙げられます。

④緊急時対応手順書：もしもの時に備える！

事故や災害発生時における対応手順をまとめ、迅速かつ適切な行動を促すもの。

例えば、火災発生時の避難経路、地震発生時の安全確保行動、情報漏洩時の対応手順などをまとめたものが該当します。

このように、手順書はビジネスのあらゆる場面で活躍する、いわば「頼れる相棒」のような存在です。

手順書がもたらす5つのメリット：効率化、品質向上、そして人材育成

①業務効率化の推進：テンプレートで時間短縮！

手順を明確化することで、作業時間を短縮し、ミスの発生を最小限に抑えることができます。

例えば、メールの返信テンプレートを作成しておけば、毎回同じような内容のメールを作成する手間を省くことができます。

②品質の安定化：マニュアルでサービス品質向上！

手順を標準化することで、常に一定の品質を保つことができます。

例えば、接客マニュアルを作成することで、アルバイトスタッフでもベテラン社員と同じレベルの接客を提供できるようになります。

③人材育成の加速：教育コスト削減の鍵！

手順書は、新入社員や経験の浅い従業員にとって、業務を学ぶための貴重な教材となります。

手順書を読むことで、基本的な知識やスキルを習得し、実践に活かすことができます。

④属人化の解消：業務の属人化を防ぐ！

手順書を作成することで、特定の社員にしかできない業務を減らし、誰でも業務を遂行できるようになります。

これにより、社員の異動や退職による業務の停滞を防ぐことができます。

⑤事業継続性の向上：BCP対策にも！

災害や事故などの緊急事態が発生した場合でも、手順書があれば、速やかに対応することができます。

これにより、事業への影響を最小限に抑えることができます。

特に、個人事業主や小規模事業者にとって、手順書は「一人何役」をこなすための必須アイテム。

限られたリソースを最大限に活用し、事業を効率的に運営するためには、手順書の導入が不可欠と言えるでしょう。

手順書の3つのデメリットと注意点：導入前に知っておきたいこと

手順書は万能薬ではありません。

導入前に、以下のデメリットと注意点も把握しておきましょう。

①作成・維持に手間がかかる：定期的なメンテナンスが必要不可欠！

手順書の作成には、時間と労力が必要です。

また、業務内容や環境の変化に合わせて、定期的な更新も必要になります。

例えば、法律改正やシステム変更があった場合は、速やかに手順書を修正する必要があります。

②柔軟性に欠ける場合がある：臨機応変な対応が難しいことも

手順書通りに作業を進める必要があるため、状況に応じた臨機応変な対応が難しい場合があります。

例えば、顧客からのイレギュラーな問い合わせに対応する際は、手順書に記載されていない対応が必要になることもあります。

③形骸化のリスク：放置するとただの紙切れに…

手順書が形骸化し、実際に活用されなくなるケースも。

例えば、手順書が分かりにくかったり、内容が古くなっていたりすると、社員は手順書を参照しなくなります。

定期的な見直しや、従業員への意識付けが重要です。

これらのデメリットを理解した上で、手順書を効果的に活用することが、ビジネスの成功への鍵となります。

手順書作成の４ステップガイド：今日から実践できる！

ステップ1：目的と対象読者を明確にする

手順書を作成する前に、以下の2つの質問に答えてみましょう。

何のために手順書を作成するのか？

業務効率化？ 品質向上？ 人材育成？

目的を明確にすることで、手順書の内容や構成を適切に決めることができます。

例えば、「新入社員が一人で顧客対応できるようになる」という目的であれば、顧客対応の基本的な流れや注意点、よくある質問とその回答などをまとめた手順書を作成する必要があります。

誰が手順書を読むのか？

新入社員？ ベテラン社員？

対象読者のスキルや知識レベルに合わせて、手順書の難易度や表現方法を調整する必要があります。

例えば、ITに詳しくない従業員向けの手順書であれば、専門用語を避け、分かりやすい言葉で説明する必要があります。

ステップ2：必要な情報を徹底的に収集する

手順書に記載する情報を集めましょう。

既存の資料やマニュアル、経験豊富な従業員へのヒアリング、さらにはインターネット検索など、あらゆる手段を駆使して情報を集めることが重要です。

例えば、顧客対応手順書を作成する場合には、過去の対応履歴、顧客からのフィードバック、社内規定などを参考にします。

また、経験豊富な従業員にインタビューを行い、具体的な対応方法や注意点などを聞き出すことも有効です。

この段階では、情報を過不足なく集めることに注力しましょう。

後から情報を整理し、必要な情報を取捨選択します。

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ステップ3：手順を詳細かつ具体的に書き出す

収集した情報を基に、手順を細かく書き出していきます。

この時、以下の点に注意しましょう。

①具体的に

「適切に処理する」「確認する」といった抽象的な表現は避け、「○○を確認し、△△と入力する」のように、具体的な行動を記述します。

例えば、「顧客からの問い合わせ内容を確認し、CRMシステムに登録する」のように記述します。

②簡潔に

冗長な表現は避け、簡潔かつ分かりやすい文章でまとめます。

例えば、「お客様からのご連絡ありがとうございます」という定型文は省略しても問題ありません。

③図や画像を活用

文字だけでは伝わりにくい場合は、図や画像、スクリーンショットなどを活用して視覚的に表現します。

例えば、システムの操作画面や商品の画像などを挿入することで、より分かりやすい手順書になります。

④番号を振る

手順に番号を振ることで、順番を明確にし、読みやすくします。

例えば、「1. 顧客情報を確認する」「2. 問い合わせ内容をヒアリングする」「3. 回答内容を検討する」のように番号を振ります。

ステップ4：レビューと修正を繰り返す

書き上げた手順書を、同僚や上司、実際に手順書を使用する従業員など、関係者と共有し、レビューと修正を行います。

この時、実際に手順書通りに作業を行い、問題点がないかを確認することも重要です。

例えば、手順書に抜け漏れがないか、手順が分かりやすいか、などをチェックします。

レビューと修正を繰り返すことで、より分かりやすく、実用的な手順書へとブラッシュアップすることができます。

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すぐに使える！手順書テンプレート３選：業務効率化を加速させる

【テンプレート1】ブログ記事作成手順書（SEO対策付き）

1. 企画・テーマ決定: ターゲット読者、キーワード選定（検索ボリューム、競合調査）、記事構成作成（見出し、章立て）
2. 記事執筆: 魅力的なタイトル作成（キーワードの自然な挿入）、SEOに強い見出し作成、本文作成（キーワードの適切な配置、網羅性、専門性、独自性）、画像選定・挿入（altタグ設定）
3. 推敲・校正: 誤字脱字チェック、文章の読みやすさ・分かりやすさの確認、SEOチェック（meta description、titleタグの設定など）、ファクトチェック（情報の正確性確認）
4. 公開・分析: 記事公開、SNSでの拡散、アクセス解析（PV数、滞在時間、直帰率など）、効果測定・改善

【テンプレート2】新入社員向け電話対応手順書

1. 電話を受ける: 笑顔で「はい、○○株式会社○○部○○です」と名乗る、相手の名前と会社名を復唱する、用件を伺う
2. 担当者につなぐ: 担当者が不在の場合は、折り返し電話をするか、伝言を承るかを確認する、伝言の場合は、正確にメモを取り、復唱して確認する
3. 電話を切る: 「失礼いたします」と挨拶し、相手が電話を切ってから受話器を置く

【テンプレート3】クレーム対応手順書

1. 状況把握: 顧客の氏名、連絡先、購入商品・サービス、クレーム内容を正確に把握する
2. 謝罪: 誠意を持って謝罪する（「この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません」など）、感情的な言葉は避け、冷静に対応する
3. 原因究明: クレームの原因を究明する、必要に応じて関係部署と連携する
4. 解決策提示: 顧客に具体的な解決策を提示する、代替案や補償などを検討する
5. 再発防止: クレームの原因を分析し、再発防止策を講じる、関係部署と共有する
6. フォローアップ: 顧客に電話やメールなどで連絡を取り、状況を確認する、必要に応じて再度謝罪する

手順書作成の３ポイント：分かりやすさ、使いやすさ、そして継続的な改善

手順書は「誰が見ても分かる」ことを目指す

手順書は、作成者だけでなく、他の従業員が見ても理解できるように作成することが重要です。そのためには、以下の点に注意しましょう。

• 分かりやすい言葉遣い: 専門用語や難しい言葉は避け、誰にでも理解できる平易な言葉で記述します。
• 箇条書きや図表の活用: 長文よりも、箇条書きや図表を活用した方が、視覚的に分かりやすくなります。
• 具体例を盛り込む: 抽象的な説明だけでは理解しにくい場合は、具体的な事例を挙げて説明します。

手順書は「使いやすい」形式を選ぶ

手順書は、紙媒体だけでなく、電子ファイルやWebページなど、さまざまな形式で作成することができます。

重要なのは、利用シーンや対象読者に合わせて、最適な形式を選ぶことです。

例えば、現場作業で使用する手順書であれば、防水加工された紙媒体の方が適しているかもしれません。

一方、社内共有用の手順書であれば、検索機能を備えたWebページの方が便利でしょう。

手順書の継続的な改善を心掛ける

手順書は、一度作成したら終わりではありません。

業務内容や環境の変化に合わせて、定期的に見直し、改善していくことが重要です。

例えば、新しいシステムを導入した場合は、手順書の内容を更新する必要があります。

また、従業員からのフィードバックを収集し、手順書をより分かりやすく、使いやすく改良することも大切です。

ホネグミの業務マニュアル作成サービスを紹介

ホネグミは、業務効率化と自動化を支援する専門家チームです。

BPR（Business Process Reengineering）、業務のマニュアル化、BPO（Business Process Outsourcing）、クラウドソーシングの活用などを通じて、あなたのビジネスの基盤強化をお手伝いします。

業務の視える化

まずは、現状の業務プロセスを詳細に分析し、問題点や改善点を明確にします。

この「業務の見える化」により、業務のムダを省き、効率化を図るための具体的な対策を立てることができます。

業務プロセスの分析と改善

見える化した業務プロセスを基に、専門家が改善策を提案します。

業務フローの最適化、ボトルネックの解消、ITツールの導入など、様々な角度から業務改善をサポートします。

業務マニュアル作成

改善された業務プロセスを分かりやすくまとめたマニュアルを作成します。

社員が迷うことなく業務を遂行できるよう、詳細な手順や注意点などを盛り込みます。

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自動化支援

RPA（Robotic Process Automation）などの技術を活用し、定型業務の自動化を支援します。

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教材・マニュアル制作実績

ホネグミは、多岐にわたる教育コンテンツや業務用マニュアルの制作において豊富な実績があります。

オンライン講義動画やeラーニング教材、外注依頼文章、業務用マニュアルの作成を通じて、クライアント様のニーズに応じた高品質なコンテンツを提供しています。

詳しくは、以下の「ホネグミの実績一覧」をご覧ください。

ホネグミの実績一覧

ホネグミが手掛けたホームページ制作、Web集客マーケティング支援、教材・マニュアル制作、資格取得支援、セミナー・講演の実績を紹介。多岐にわたるサービスでクライアン…

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まとめ｜手順書を活用して、ビジネスを次のステージへ！

この記事では、手順書の基礎知識から作成方法、テンプレート、さらには応用的な活用法まで、手順書に関する情報を網羅的に解説しました。

手順書は、業務効率化、品質向上、人材育成など、ビジネスの成長に欠かせないツールです。

「百聞は一見に如かず」。

まずは、この記事で紹介したテンプレートを参考に、簡単な手順書を作成してみましょう。

そして、実際に手順書を活用することで、その効果を実感してください。

手順書を上手に活用し、あなたのビジネスを次のステージへと導きましょう！

「でも、具体的にどうすればいいの？」「もっと詳しく知りたい！」

そんな方は、ぜひ私たち【ホネグミ】にご相談ください。

私たちは、業務効率化、Web集客、マニュアル作成、資格取得支援など、中小企業の成長をサポートするサービスを提供しています。

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投稿者プロフィール

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ホネグミは、ホームページ制作、Web集客マーケティング支援、業務のマニュアル化、資格取得支援など、さまざまなサービスを提供しています。

私たちのチームは、SEO対策に精通した専門家、経験豊富なマーケティングコンサルタント、そして技術的なエキスパートで構成されています。

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